○柳川市立学校文書管理要綱
平成26年3月25日
教育委員会訓令第4号
(趣旨)
第1条 この訓令は、柳川市立学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(文書主任及びその職務)
第2条 学校に文書主任を置き、教頭をもって充てる。
2 文書主任は、上司の命を受け、学校における次に掲げる事務を統括する。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 文書の整理に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、文書の処理に関すること。
(文書取扱者)
第3条 文書主任を補助し、日常の文書事務を処理させるため、学校に文書取扱者を置き、事務職員をもって充てる。
(簿冊)
第4条 文書の取扱いに必要な簿冊は、次のとおりとする。
(1) 文書収発簿(様式第1号)
(2) 郵便切手使用簿(様式第2号)
(収受文書の処理)
第5条 文書主任は、次の各号により、到着した文書を文書取扱者に処理させるものとする。
(2) 親展文書等で開封が不適当と認められるものは、開封してはならない。
(3) 受け付けた文書を文書収発簿とともに文書主任を経て、校長に回付すること。
2 校長は、前項第3号の文書の回付を受けたときは、直ちに審査し、自ら処理するものを除き文書主任に処理方針を示して処理させるものとする。
(文書の記号及び番号)
第6条 収受し、又は発送する文書には、次の各号により記号及び番号を付する。
(1) 記号は、会計年度に相当する数字の次に学校名の略号を記入すること。ただし、軽易な文書は、その文書記号及び文書番号を省略することができる。
(2) 文書番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により付け始め、翌年の3月31日に終わるものとすること。ただし、同一事案に属する往復文書は、特に必要と認めるものを除き、完結するまで同一番号を用いる。
(決裁)
第7条 文書の処理は、起案用紙(様式第5号)を用いて決裁を受けるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、定例又は簡易なものの決裁は、原議の上部に決裁用ゴム印を押し、これを受けるものとする。
(文書の発送)
第8条 発送を要する文書は、次の各号により、処理するものとする。
(1) 担当者は、速やかに浄書を行い直ちに校正し、文書取扱者に提出すること。
(2) 文書取扱者は、前号の提出を受けたときは、文書収発簿に必要事項を赤字で記入し、文書主任の確認を受けた後発送するものとする。この場合において、郵送等を要する文書については、郵便切手使用簿に必要事項を記入しなければならない。
(処理状況の明確化)
第9条 文書主任は、文書収発簿によって常に文書の処理状況を明らかにし、未処理文書の処理を促進するよう努めなければならない。
(完結文書の整理)
第10条 担当者は、次の各号により完結した文書を整理しなければならない。
(1) 会計年度ごとに編冊すること。ただし、会計年度ごとに整理することが適当でないものは、暦年ごとに編冊すること。
(2) 種別及び事務内容別に区分し、完結年月日の順に整理すること。
(3) 事案が2会計年度以上にわたるものは、完結の会計年度に属する簿冊に編集すること。
(4) 2以上の簿冊に関連を有する文書は、その関係の最も深い簿冊に編集し、他の関係簿冊にはその旨を記載すること。
(5) 編集した簿冊には、背表紙を付け、名称、会計年度、種別及び保存満期年月日を記載すること。
(保管期間)
第11条 完結文書を担当者が保管できる期間は、完結した年度の翌年度までとする。ただし、閲覧利用頻度が高い文書は、必要な期間担当者が保管することができる。
(文書の保存)
第12条 前条の保管を終えた文書は、1年保存の文書を除き文書主任に引き継ぐものとする。
2 文書主任は、前項の規定により引継ぎを受けた文書を所定の場所に保存し、管理するものとする。
(保存期間)
第14条 文書の種別及び保存期間は、法令その他別に定めるもののほか、次に掲げる区分により保存しなければならない。
(1) 第1種 永年保存
ア 学校沿革に関する書類
イ 学校に関係のある重要な調査及び統計
ウ 刊行した図書、資料及びパンフレットその他印刷物で重要なもの
エ 卒業名簿及び卒業証書台帳
オ 職員名簿及び退職者履歴書
カ 校長引継書
キ 争議行為に係る職員の服務状況調
ク 校舎設計図、施設台帳及び備品台帳
ケ 寄附採納に関する台帳
コ 文書保存延長及び廃棄に関する文書
(2) 第2種 20年保存
ア 指導要録(学籍に関する記録の原本及び写し)
(3) 第3種 10年保存
ア 第1種アからサまでの文書に該当するもので、永年保存する必要がないもの
イ 学校に関係のある重要な事業の計画及び実施に関する文書
ウ 学校に関係のある法令、通達等
エ 学校基本調査台帳
オ 学校安全、学校健康会の関係文書
(4) 第4種 5年保存
ア 第1種及び第2種以外の文書で、重要なものと認められ5年間保存の必要があるもの
イ 通知、報告、依頼その他の一般往復文書で重要なもの
ウ 文書収発簿及び学校日誌
エ 公印使用簿
オ 学校基本調査以外の基幹統計調査表
カ 教科書無償給与に関する文書
キ 指導要録(指導に関する記録)
ク 出席簿
ケ 成績考査に関する表簿
コ 教育指導計画書(日課表、担任学級、担任の教科、科目及び時間表を含む。)
サ 事件・事故処理簿及び報告書
シ 任用採用退職等の発令具申書及び人事異動関係書類
ス 出勤簿
セ 時間外勤務命令簿及び旅行命令簿
ソ 職員事故報告書
タ 給与調書及び給与簿
チ 予算決算及び出納に関する文書並びに書類で重要なもの
ツ 教科用図書配当表
テ 校納金に関する書類
ト 就学援助費補助金関係書類
ナ 職員健康診断票(退職者)
ニ 学校医・学校歯科医・学校薬剤師執務記録簿、児童生徒健康診断票及び歯の検査票
ヌ 日本スポーツ振興センター関係文書
ネ 学校給食出納簿
ノ 昇格・昇級調書、昇格昇級、給与調整額及び諸手当発令通知書
ハ 出勤状況報告書、校外研修計画書・報告書、通勤費負担状況確認書及び給与関係報告書
(5) 第5種 3年保存
ア 通知、報告、依頼、その他の一般往復文書及び届で、3年を超えて保存する必要がないもの
イ 特殊文書収受簿及び郵便切手使用簿
ウ 国、県及び市の実施する調査統計
エ 防災管理及び安全に関する文書
オ 職員会議記録
カ 身分、在学及び成績証明書発行台帳
キ 指導要録(抄本)及び指導に関する調査書
ク 児童・生徒名簿
ケ 卒業者報告書及び転入学通知書
コ 学校研究記録及び行事記録(運動会、学芸会、入学及び卒業)
サ 修学旅行計画・実施報告書及び校外行事申請書
シ 勤務に関する承認簿及び承認申請書
ス 予算決算及び出納に関する文書並びに書類
セ 物品購入伺、物品返納書及び物品事故報告書
ソ 経理関係書(旧)、予算経理簿(旧)及び支出命令整理簿(旧)
タ 学校給食用物資受払簿、収入伝票、支出伝票、還付伝票、学校給食費徴収表及び給食児童給食内訳表(一般児童分)
チ 学校保健日誌、
(6) 第6種 1年保存
ア 簡易な文書及び届け
イ 校務分掌表、行事予定表及び学校施設目的外使用関係書類
ウ 就学者通知書、就学者健康診断票、繰替授業届及び臨時休業申請書
エ 市予算の配当、令達及び流用に関する文書、電話使用簿及び私用電話使用料領収控え書
オ 保健関係書
カ 給食日誌、学校給食費徴収総括表、各種納品書、学校給食実施報告書、調理員細菌検査書及び学校給食物資納入状況の調査報告書
(保存期間の起算日)
第15条 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。
(文書の廃棄処分)
第16条 文書主任は、保存している文書がその保存期間を経過したときは、校長の指示に従い速やかに廃棄するものとする。
2 永年保存文書で10年以上経過したものは、当該文書の内容が、損傷度合い等によりこれ以上保存することが適当でないとみなされる場合は、教育委員会に永年保存文書廃棄申請書(様式第7号)を提出し、決裁を受けるものとする。
(保存期間の延長)
第17条 校長は、保存期間を満了した文書で、引き続き保存する必要があると認めるものは、教育委員会に保存文書延長申請書(様式第8号)を提出し、決裁を受けるものとする。
(歴史的資料等の選別)
第18条 校長は前2条の規定により廃棄する文書のうち歴史的、文化的価値等が生ずると認められる文書を選別し、別に歴史的文書として保存するものとする。
(文書廃棄上の注意)
第19条 廃棄する文書で機密に属するもの又は印影で他に流用されるおそれがあると認めるものは焼却し、又は裁断する等適切な処理をしなければならない。
(準用規定)
第20条 第2条から第19条までに定めるもののほか、学校における文書の取扱いについては、柳川市文書管理規程(平成17年柳川市訓令第11号)の例による。
附則
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
