(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めがあるもののほか、柳川市における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(定義)

第3条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の区分)

第4条　文書の区分は、次に掲げるとおりとする。

(文書事務の管理統括)

第5条　文書事務の管理統括は、総務部総務課において行う。

(文書所管課長の職務)

第6条　文書所管課長は、市における文書管理を統括し、必要に応じて文書事務の処理状況に関する調査を行い、その結果に基づき所管課長に対し、必要な措置を求めることができる。

(課長の職務)

第7条　課長は、課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように職員を指揮監督しなければならない。

(文書主任及び文書担当者)

第8条　課における文書事務を適正かつ円滑に行うため、課に文書主任及び文書担当者を置く。

(文書の番号及び記号)

第9条　文書の番号は、それぞれ追番号をもって記録しなければならない。

(到達文書の取扱い)

第10条　到達した文書は、文書所管課において受領し、次に定めるところにより取り扱わなければならない。

(勤務時間外文書の取扱い)

第11条　勤務時間外に到達した文書(LGWAN文書を除く。)については、警備員室において受領し、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(文書の収受)

第12条　文書担当者は、配布を受けた文書を、統合文書管理システムに必要事項を記録し、収受しなければならない。ただし、定例的又は軽易な文書は簡易な方法により処理することができる。

(文書の返付)

第13条　課長は、配布を受けた文書でその所管に属さないものがあるときは、直ちに文書所管課へ返付しなければならない。

(直接収受する文書)

第14条　第10条の規定にかかわらず、LGWAN文書、電子メール、ファクシミリ受信文書及び文書所管課を経由することなく直接受領した文書は、各所管課において直接収受するものとする。

(LGWAN文書の取扱い)

第15条　前条の規定によりLGWAN文書を収受した場合において、文書担当者は、次の処理を行うものとする。

(起案)

第16条　文書の起案は、統合文書管理システムに必要事項を記録して行うものとし、紙文書により起案する場合は、起案用紙(様式第4号)を使用するものとする。

(回議)

第17条　起案文書は、起案者又は内容を説明できる者が回議しなければならない。

(決裁)

第18条　起案文書は、柳川市事務決裁規程の定めるところにより決裁を受けなければならない。

(合議)

第19条　2以上の課に関係ある事項については、関係の深い課から順次合議しなければならない。この場合において、あらかじめ関係課と十分協議して起案しなければならない。

(供覧)

第20条　収受した文書について、決裁権者の意思決定を要しないと認められる文書は、速やかに関係職員に供覧する。この場合において、多数の関係職員に供覧する必要があるときは、当該文書の写しを送付することができる。

(代決文書の後閲)

第21条　緊急を要する事案で、市長、副市長、部長、庁舎長又は課長の不在中に代決若しくは執行したもので後閲を必要と認めるものは、起案用紙中当該職名欄の上部に「後閲」と朱書(紙文書により起案した場合に限る。)し、不在者が登庁の際閲覧に供さなければならない。

(文書の審査)

第22条　議案、条例、規則及び規程並びに重要な告示、公告等の文書は、文書所管課長の審査を受けなければならない。

(起案文書の変更)

第23条　文書を起案した者は、当該起案文書の内容に重要な変更があったときは返戻を受け、決裁を受け直さなければならない。

(公印の使用)

第24条　浄書した文書には、柳川市公印規則(平成17年柳川市規則第10号)の定めるところにより公印を押印し、決裁文書と契字印で割印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印及び契字印を省略することができる。

(電子署名)

第25条　前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。

(文書の発送)

第26条　文書の発送は、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送(以下「郵送等」という。)又は送達により文書所管課で行う。ただし、LGWAN文書、電子メール、電報、ファクシミリ等郵送等以外の方法により発送する場合その他やむを得ない場合は、各所管課において取り扱うことができる。

(文書の発信者名義等)

第27条　文書の発信者名義は、市長、行政機関の長その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職氏名とする。

(機密を要する発送文書)

第28条　発送文書で機密に属するもの又は親展の取扱いを必要とするものは、その文書及び封筒に「秘」又は「親展」の表示をしなければならない。

(文書の整理)

第29条　文書は、常に整然と分類整理するとともに、紛失、盗難等を防止しなければならない。

(ファイル基準表の作成)

第30条　課においては、文書の分類整理、保管、保存等を適切に行うため、ファイル基準表を年度当初に作成しなければならない。

(未完結文書の整理)

第31条　事務処理が完結していない文書(以下「未完結文書」という。)は担当者において懸案フォルダーに入れて整理保管しておかなければならない。ただし、懸案フォルダーに入れて整理することが適当でない未完結文書は、他の適当な方法で整理することができる。

(完結文書の整理)

第32条　文書担当者は、完結文書を個別フォルダーに収納し、決められた保管庫に電磁的記録として整理保管しなければならない。

(保管期間)

第33条　完結文書を課内に保管できる期間は、完結した年度の翌年度末までとする。ただし、閲覧利用の頻度が高い文書又は機密取扱いを要する重要な文書は、必要な期間課内で保管することができる。

(文書の保存)

第34条　保存文書は、会計年度及び保存期間が同一のものごとに文書保存箱に収納し、内容について記載した文書保存箱カードを添付の上、文書所管課長が指定する場所に保存しなければならない。ただし、会計年度ごとに保存することが適当でないものは暦年ごとに保存することができる。

(保存期間)

第35条　文書の保存期間は、法令その他別に定めるもののほか、文書保存期間基準表(別表第2)を基準としてファイル基準表により定めるものとする。

(保存期間の起算日)

第36条　文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

(保管文書の利用)

第37条　課で保管している文書(以下「保管文書」という。)を利用するときは、職員氏名を記入した持ち出しカードを当該文書が入った個別フォルダーに入れておかなければならない。

(文書の庁外持ち出し禁止)

第38条　職員は、文書を庁外に持ち出すことはできない。ただし、保管文書については、所管課長の、保存文書については文書所管課長の承認を得た場合は、この限りでない。

(文書の廃棄及び移管)

第39条　保存期間を満了した文書は、文書所管課長の指示に従い速やかに廃棄しなければならない。

(廃棄の方法)

第40条　廃棄する文書で他に流用のおそれがあるもの又は機密に属するものは、裁断、焼却、消去等の方法で処分しなければならない。

(保存期間延長)

第41条　保存期間を満了した文書で、引き続き保存する必要があると認めるものは文書所管課長と協議の上、必要な期間延長して保存することができる。この場合において、ファイル基準表及び文書保存箱カードに延長する期間を記載しなければならない。

(保存期間を延長した文書の廃棄及び移管)

第42条　前条の規定により保存期間を延長した文書について、保存期間を延長するに至った業務上の目的を達成したときは、保存期間中であっても、文書所管課長と協議の上、廃棄又は福岡県自治振興組合へ移管することができる。

(その他)

第43条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。