○柳川市文書管理規程

平成17年3月21日

訓令第11号

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 文書の受領、収受及び配布(第10条―第15条)

第3章 文書の作成、決裁及び施行(第16条―第28条)

第4章 文書の整理及び保管(第29条―第33条)

第5章 文書の保存(第34条―第36条)

第6章 文書の利用及び廃棄(第37条―第42条)

第7章 雑則(第43条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めがあるもののほか、柳川市における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、すべて正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(定義)

第3条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 市において取り扱うすべての書類及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 文書管理 文書等の発生から系統的に分類、整理、保管及び保存をし、不用となった文書等を廃棄するまでの一連の過程をいう。

(3) 統合文書管理システム 電磁的記録により文書管理を記録するシステムをいう。

(4) 電子署名 電磁的記録として記録することができる情報の真正な成立について検証するために行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(5) 保管 事務処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)を分類し、所管課等の保管庫等又は電磁的記録として整理しておくことをいう。

(6) 保存 保管期間の終了した完結文書(以下「保存文書」という。)を分類し、書庫等の定められた場所において整理し、又は電磁的記録として適正な期間保存することをいう。

(7) 起案 事務の処理について意思決定を行うため、原案を作成することをいう。

(8) 回議 起案の内容について起案者の直系の上級の者の承認を受けることをいう。

(9) 合議 起案の内容について起案者の直系の上級の者以外の者の承認を受けることをいう。

(10) 供覧 文書を上司又は関係職員の閲覧に供することをいう。

(11) 決裁 市長又はその補助機関である職員が、柳川市事務決裁規程(平成17年柳川市訓令第9号)により定められた権限に属する事務の処理について意思決定することをいう。

(12) 課 柳川市事務分掌条例施行規則(平成17年柳川市規則第5号)第2条及び第3条に規定する課並びにこれらに相当するものをいう。

(13) 所管課 当該事務を所掌する課をいう。

(文書の区分)

第4条 文書の区分は、次に掲げるとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの

(3) 規程 条例若しくは規則の委任に基づいて、又は庁内に対する内部的事項を定めるもの

(4) 告示 一定の事項を権限又は法令に基づいて公式に広く一般に対して公示するもの

(5) 公告 一定の事項を広く一般又は個人に対して周知させるために公示するもの

(6) 訓令 庁内に対する内部的事項について定めるもの

(7) 庁内文書 市の機関相互間において収発する一般文書

(8) 庁外文書 前号以外の一般文書

(9) LGWAN文書 総合行政ネットワークの電子文書管理システムにより電子署名が付与され交換される文書

(文書事務の管理統括)

第5条 文書事務の管理統括は、総務部総務課において行う。

(文書所管課長の職務)

第6条 文書所管課長は、市における文書管理を統括し、必要に応じて文書事務の処理状況に関する調査を行い、その結果に基づき所管課長に対し、必要な措置を求めることができる。

(課長の職務)

第7条 課長は、課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように職員を指揮監督しなければならない。

(文書主任及び文書担当者)

第8条 課における文書事務を適正かつ円滑に行うため、課に文書主任及び文書担当者を置く。

2 文書主任は、課長補佐又は係長の中から課長が1人を指名し、文書担当者は、職員の中から課長が1人以上指名する。

3 課長は、文書主任又は文書担当者を指名又は変更したときは、速やかに文書所管課長に通知しなければならない。

4 文書主任は、課長の命を受け、課における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の整理に関すること。

(2) 文書の保管、保存、廃棄及び消去に関すること。

(3) ファイル基準表(様式第1号)及び文書保存箱カード(様式第2号)の管理に関すること。

(4) 電子署名の付与に関すること。

(5) その他文書及び統合文書管理システムの管理に関すること。

5 文書担当者は、文書主任の命を受け、課における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の受領、収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の保管管理に関すること。

(3) ファイル基準表及び文書保存箱カードの作成に関すること。

(4) その他文書及び統合文書管理システムの処理に関すること。

(文書の番号及び記号)

第9条 文書の番号は、それぞれ追番号をもって記録しなければならない。

2 文書を発送する場合においては、前項に規定する文書番号の前に当該年度の数字及び別表第1に掲げる記号を冠記しなければならない。ただし、軽易な文書又は庁内文書については、これらを省略することができる。

第2章 文書の受領、収受及び配布

(到達文書の取扱い)

第10条 到達した文書は、文書所管課において受領し、次に定めるところにより取り扱わなければならない。

(1) 普通文書は、直ちに文書所管課文書連絡箱の区分に従い到達文書を区分けし、必要なときは開封してあて先を確認した上、連絡箱により各課に配布すること。ただし、親展若しくは個人あて又は戸籍若しくは住民基本台帳の表示があるものは開封してはならない。

(2) 書留、金券、配達証明等の文書は、特殊郵便物等整理簿(様式第3号)により整理すること。

(3) 2以上の課に関連する文書は、その関係の最も深い課に配布すること。

2 電子的、磁気的方式等で作られ、電子計算機により認識することができる記録(以下「電子文書」という。)は、電子メールにより受領することができる。

(勤務時間外文書の取扱い)

第11条 勤務時間外に到達した文書(LGWAN文書を除く。)については、警備員室において受領し、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 受領した文書は、散逸しないように一括保管し、勤務時間になって速やかに文書所管課に引き継ぐこと。

(2) 緊急の処理が必要と認められるものは、文書所管課長に連絡し、その指示を受けること。

(文書の収受)

第12条 文書担当者は、配布を受けた文書を、統合文書管理システムに必要事項を記録し、収受しなければならない。ただし、定例的又は軽易な文書は簡易な方法により処理することができる。

(文書の返付)

第13条 課長は、配布を受けた文書でその所管に属さないものがあるときは、直ちに文書所管課へ返付しなければならない。

(直接収受する文書)

第14条 第10条の規定にかかわらず、LGWAN文書、電子メール、ファクシミリ受信文書及び文書所管課を経由することなく直接受領した文書は、各所管課において直接収受するものとする。

(LGWAN文書の取扱い)

第15条 前条の規定によりLGWAN文書を収受した場合において、文書担当者は、次の処理を行うものとする。

(1) 受信したLGWAN文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信したLGWAN文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書を、適宜紙に出力すること。

第3章 文書の作成、決裁及び施行

(起案)

第16条 文書の起案は、統合文書管理システムに必要事項を記録して行うものとし、紙文書により起案する場合は、起案用紙(様式第4号)を使用するものとする。

(回議)

第17条 起案文書は、起案者又は内容を説明できる者が回議しなければならない。

2 事案に異議がある承認者は、理由を付して起案者に協議し、協議が整ったときは、起案者が訂正する。

(決裁)

第18条 起案文書は、柳川市事務決裁規程の定めるところにより決裁を受けなければならない。

(合議)

第19条 2以上の課に関係ある事項については、関係の深い課から順次合議しなければならない。この場合において、あらかじめ関係課と十分協議して起案しなければならない。

2 合議を受けた文書について意見が合わないときは、上司の指示を受けなければならない。

3 合議済の決裁文書を廃棄し、又はその内容を変更したときは、合議先の課にその旨を通知しなければならない。

4 合議文書で緊急処理を要し、合議の時間的余裕がないときは、電話又は口頭をもって連絡し、施行後閲覧に供さなければならない。

5 合議を受けた関係課長が事案を承認する場合は、署名し、又は押印する。ただし、統合文書管理システムにおいて承認又は決定する場合は、この限りでない。

(供覧)

第20条 収受した文書について、決裁権者の意思決定を要しないと認められる文書は、速やかに関係職員に供覧する。この場合において、多数の関係職員に供覧する必要があるときは、当該文書の写しを送付することができる。

2 収受した文書について上司の指示を受ける必要のある文書又は事務の性質上直ちに処理することができない文書は、速やかに供覧し、上司の指示を受けなければならない。

3 紙文書により供覧する場合は、当該文書に閲覧印(様式第5号)を押すものとする。

4 供覧は、当該業務に関する必要最小限の範囲内において行うものとする。

(代決文書の後閲)

第21条 緊急を要する事案で、市長、副市長、部長、庁舎長又は課長の不在中に代決若しくは執行したもので後閲を必要と認めるものは、起案用紙中当該職名欄の上部に「後閲」と朱書(紙文書により起案した場合に限る。)し、不在者が登庁の際閲覧に供さなければならない。

(文書の審査)

第22条 議案、条例、規則及び規程並びに重要な告示、公告等の文書は、文書所管課長の審査を受けなければならない。

2 審査後事案が変更されたときは、再度前項の審査を受けなければならない。

(起案文書の変更)

第23条 文書を起案した者は、当該起案文書の内容に重要な変更があったときは返戻を受け、決裁を受け直さなければならない。

2 文書を起案した者は、当該起案文書を上司から差し戻されたときは、決裁を受け直さなければならない。

(公印の使用)

第24条 浄書した文書には、柳川市公印規則(平成17年柳川市規則第10号)の定めるところにより公印を押印し、決裁文書と契字印で割印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印及び契字印を省略することができる。

(1) 庁内文書で、許可、認可、承認その他の行政処分に関する文書以外のもの

(2) 庁外往復文書のうち軽易な文書

(3) その他公印を省略することが適当であると認められる文書

(電子署名)

第25条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。

2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁文書を添えて当該担当課又は文書所管課の文書主任(次項において「文書主任」という。)に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3 文書主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。

(文書の発送)

第26条 文書の発送は、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送(以下「郵送等」という。)又は送達により文書所管課で行う。ただし、LGWAN文書、電子メール、電報、ファクシミリ等郵送等以外の方法により発送する場合その他やむを得ない場合は、各所管課において取り扱うことができる。

2 郵送等を要する文書は、所要事項を記載した郵便物等発送依頼票(様式第6号)を添えて、午後3時までに文書所管課に差し出すものとする。

3 前項の規定により差し出された文書は、料金後納郵便差出票(様式第7号)若しくは郵便切手使用簿(様式第8号)又はこれらに準じて作成した様式に必要事項を記載し、即日発送する。

4 庁内文書は、文書所管課文書連絡箱又は庁内LANを利用して配布し、特に重要機密又は緊急を要する文書及び所管課で直接配布することが適当な文書は、所管課において配布するものとする。

(文書の発信者名義等)

第27条 文書の発信者名義は、市長、行政機関の長その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職氏名とする。

2 前項の市長名をもって処理する文書には、所管課名を付記しなければならない。

(機密を要する発送文書)

第28条 発送文書で機密に属するもの又は親展の取扱いを必要とするものは、その文書及び封筒に「秘」又は「親展」の表示をしなければならない。

第4章 文書の整理及び保管

(文書の整理)

第29条 文書は、常に整然と分類整理するとともに、紛失、盗難等を防止しなければならない。

(ファイル基準表の作成)

第30条 課においては、文書の分類整理、保管、保存等を適切に行うため、ファイル基準表を年度当初に作成しなければならない。

2 文書主任又は文書担当者は、前項の規定により作成したファイル基準表を速やかに文書所管課に提出しなければならない。

3 文書主任又は文書担当者は、年度中途において新たにファイルを作成、削除又は修正する必要が生じたときは、速やかにファイル基準表を修正し、文書所管課の文書主任又はその上司の承認を受けなければならない。

(未完結文書の整理)

第31条 事務処理が完結していない文書(以下「未完結文書」という。)は担当者において懸案フォルダーに入れて整理保管しておかなければならない。ただし、懸案フォルダーに入れて整理することが適当でない未完結文書は、他の適当な方法で整理することができる。

(完結文書の整理)

第32条 文書担当者は、完結文書を個別フォルダーに収納し、決められた保管庫に電磁的記録として整理保管しなければならない。

2 前項の規定により難い完結文書については、他の適当な方法で整理し、保管することができる。ただし、個別フォルダー以外のものにより編冊する場合は、当該個別フォルダーの見出しに表示する項目と同一内容の項目をその表紙に記載しなければならない。

(保管期間)

第33条 完結文書を課内に保管できる期間は、完結した年度の翌年度末までとする。ただし、閲覧利用の頻度が高い文書又は機密取扱いを要する重要な文書は、必要な期間課内で保管することができる。

第5章 文書の保存

(文書の保存)

第34条 保存文書は、会計年度及び保存期間が同一のものごとに文書保存箱に収納し、内容について記載した文書保存箱カードを添付の上、文書所管課長が指定する場所に保存しなければならない。ただし、会計年度ごとに保存することが適当でないものは暦年ごとに保存することができる。

2 文書主任は、前項の規定により作成した文書保存箱カードを整理保管し、その写しを文書所管課に提出しなければならない。

(保存期間)

第35条 文書の保存期間は、法令その他別に定めるもののほか、文書保存期間基準表(別表第2)を基準としてファイル基準表により定めるものとする。

2 ファイル基準表による文書の保存期間の種別は、20年、10年、5年、3年及び1年とする。

(保存期間の起算日)

第36条 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

第6章 文書の利用及び廃棄

(保管文書の利用)

第37条 課で保管している文書(以下「保管文書」という。)を利用するときは、職員氏名を記入した持ち出しカードを当該文書が入った個別フォルダーに入れておかなければならない。

2 前項の規定により持ち出した文書は、退庁時までに個別フォルダーに返しておかなければならない。

3 課以外の職員から保管文書の利用の申出があったときは、課の文書主任は、その理由等を確認し、当該文書を利用させることができる。

(文書の庁外持ち出し禁止)

第38条 職員は、文書を庁外に持ち出すことはできない。ただし、保管文書については、所管課長の、保存文書については文書所管課長の承認を得た場合は、この限りでない。

(文書の廃棄及び移管)

第39条 保存期間を満了した文書は、文書所管課長の指示に従い速やかに廃棄しなければならない。

2 保存文書について、損傷度合い等によりこれ以上保存することが適当でないとみなされる場合は、文書所管課長と協議の上廃棄することができる。

3 文書所管課長は、保存期間を満了した文書のうち、歴史的に価値があると認められるものについては、所管課長と協議の上、資料として保存し、又は福岡県市町村公文書館において保存するため、福岡県自治振興組合へ移管することができる。

(廃棄の方法)

第40条 廃棄する文書で他に流用のおそれがあるもの又は機密に属するものは、裁断、焼却、消去等の方法で処分しなければならない。

(保存期間延長)

第41条 保存期間を満了した文書で、引き続き保存する必要があると認めるものは文書所管課長と協議の上、必要な期間延長して保存することができる。この場合において、ファイル基準表及び文書保存箱カードに延長する期間を記載しなければならない。

(保存期間を延長した文書の廃棄及び移管)

第42条 前条の規定により保存期間を延長した文書について、保存期間を延長するに至った業務上の目的を達成したときは、保存期間中であっても、文書所管課長と協議の上、廃棄又は福岡県自治振興組合へ移管することができる。

第7章 雑則

(その他)

第43条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成17年3月21日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)の前日までに、合併前の柳川市文書管理規程(平成16年柳川市規程第4号)、大和町文書管理規程(平成14年大和町告示第9号)又は三橋町役場処務規程(昭和41年三橋町規程第2号)(以下これらを「合併前の規程等」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によってなされたものとみなす。

3 合併前の規程等により保存されている文書の保存期間については、なお合併前の規程等の例による。

附 則(平成18年3月31日訓令第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第5号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年9月28日訓令第22号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月31日訓令第4号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日訓令第3号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月30日訓令第2号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年11月15日訓令第9号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第10号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日訓令第4号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年6月11日訓令第10号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(令和元年12月27日訓令第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の柳川市文書管理規程(以下「旧規程」という。)第35条の規定によりその保存期間を永年とされた文書の保存期間については、当該文書の従前の保存期間の始期において20年と定められたものとみなす。

3 前項の規定にかかわらず、平成10年度以前に作成された文書であって、その保存期間を永年とされた文書の保存期間については、令和2年4月1日から10年間延長されたものとみなす。ただし、旧規程第35条第3項の規定により永年保存文書の保存期間の見直しを行った結果、廃棄をすると判断された文書については、この限りでない。

附 則(令和2年3月31日訓令第8号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

別表第1(第9条関係)

文書の記号

課名

記号

人事秘書課

柳人秘

総務課

柳総務

企画課

柳企画

財政課

柳財政

税務課

柳税務

市民課

柳市民

生活環境課

柳生環

廃棄物対策課

柳廃対

福祉課

柳福祉

生活支援課

柳生支

子育て支援課

柳子支

健康づくり課

柳健康

人権・同和対策室

柳人同

建設課

柳建設

都市計画課

柳都計

国土調査課

柳国調

農政課

柳農政

水路課

柳水路

水産振興課

柳水振

商工・ブランド振興課

柳商ブ

観光課

柳観光

市民サービス課(大和庁舎)

柳大市

市民サービス課(三橋庁舎)

柳三市

会計課

柳会計

別表第2(第35条関係)

文書保存期間基準表

項目

20年保存

10年保存

5年保存

3年保存

1年保存

市行政の基本方針・組織・事業

市行政の運営に係る基本方針

全部

 

 

 

 

市行政の総合的な計画に関する文書

全部

 

 

 

 

事業の計画及び実施に関する文書

重要なもの

一般的なもの

軽易なもの

 

 

市の廃置分合及び境界変更に関する文書

全部

 

 

 

 

市の組織の設定及び改廃に関する文書

全部

 

 

 

 

事業の施行に関する文書

 

国庫補助事業

県費補助事業

単独事業

単独事業

議会

市議会に関する文書(所管課の所掌するものに限る。)

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

市議会に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

一般的なもの

軽易なもの

例規

条例、規則、告示及び訓令の制定並びに改廃に関する文書

全部

 

 

 

 

条例、規則、告示及び訓令の解釈並びに運用方針に関する文書

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

通達に関する文書(所管課の所掌するものに限る。)

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

通達に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

 

 

行政行為・行政事務一般

公告に関する文書

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関する文書

法律関係が10年を超えるもの

法律関係が5年を超え10年以下のもの

法律関係が3年を超え5年以下のもの

法律関係が1年を超え3年以下のもの

 

諮問、答申、勧告及び建議に関する文書

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

調査統計に関する文書

重要なもの

一般的なもの

軽易なもの

 

 

通知、報告、依頼その他の一般往復文書

 

重要なもの

一般的なもの

一般的なもの

軽易なもの

人事・服務・給与・福利厚生

叙位、叙勲、褒章及び表彰に関する文書

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

事務引継書

市長及び副市長に関するもの

 

部課長に関するもの

 

 

行政委員会等委員の任免に関する文書

全部

 

 

 

 

職員の任免及び賞罰等に関する文書

全部

 

 

 

 

臨時職員及び非常勤職員の任免に関する文書

 

 

全部

 

 

職員の服務及び給与に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

一般的なもの

軽易なもの

公務災害補償に関する文書

重要なもの

 

一般的なもの

 

 

職員の長期給付及び退職手当に関する文書

全部

 

 

 

 

職員の福利厚生に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

 

 

退職手当組合、共済組合、共済会等に関する文書

 

 

全部

 

 

職員の研修に関する文書

 

 

全部

 

 

訴訟・行政不服審査

訴訟及び行政不服審査に関する文書

全部

 

 

 

 

損害賠償及び損失補償に関する文書

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

財務

公有財産の取得及び処分に関する文書

全部

 

 

 

 

公有財産の管理に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

 

 

予算、決算及び出納に関する文書(所管課の所掌するものに限る。)

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

予算、決算及び出納に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

一般的なもの

軽易なもの

契約に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

 

 

工事に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

 

 

補助金及び交付金に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

 

 

監査に関する文書

 

 

全部

 

 

広報・刊行物

市が刊行した図書、資料、パンフレットその他の印刷物(所管課の所掌するものに限る。)

重要なもの

一般的なもの

 

 

 

市の沿革及び市史の資料となる文書

全部

 

 

 

 

広報及び広聴に関する文書

 

重要なもの

一般的なもの

一般的なもの

軽易なもの

その他(上に掲げる文書以外のもの)

20年間保存の必要があると認められる文書

10年間保存の必要があると認められる文書

5年間保存の必要があると認められる文書

3年間保存の必要があると認められる文書

1年間保存の必要があると認められる文書

備考

1 この表に掲げる「重要なもの」、「一般的なもの」及び「軽易なもの」の区分は、保存しようとする文書について、次に掲げる性質の度合いを考慮して決定するものとする。

(1) 市民から見た利用価値(内容の効力、有用性、重要性等をいう。以下同じ。)及び利用頻度

(2) 市の行政事務への利用価値及び利用頻度

(3) 文書の再生度(文書の原本が、当該事務を所管する機関、部署等において別に長期間保存されており、必要に応じて写しの作成等が容易にできること、既存の文書を組み合わせることにより再生が可能であること等をいう。)

2 保存しようとする文書の中に「重要なもの」、「一般的なもの」及び「軽易なもの」が混在しており、かつ、これらを切り離して保存することのできない理由があるときは、当該文書に含まれる最も長く保存すべき文書に合わせて保存期間を定めるものとする。

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柳川市文書管理規程

平成17年3月21日 訓令第11号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成17年3月21日 訓令第11号
平成18年3月31日 訓令第6号
平成19年3月30日 訓令第5号
平成19年9月28日 訓令第22号
平成20年3月31日 訓令第5号
平成21年3月31日 訓令第5号
平成22年3月31日 訓令第4号
平成23年3月31日 訓令第3号
平成24年3月30日 訓令第2号
平成25年11月15日 訓令第9号
平成28年3月31日 訓令第10号
平成29年3月31日 訓令第4号
平成29年3月31日 訓令第5号
平成30年6月11日 訓令第10号
令和元年12月27日 訓令第6号
令和2年3月31日 訓令第8号