○柳川市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領

平成18年11月1日

訓令第24号

柳川市住民基本台帳の閲覧に関する事務取扱要領(平成17年柳川市訓令第18号)の全部を改正する。

(目的)

第1条 この訓令は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2に定める住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務の取扱いに関し必要な事項を定め、適切円滑な事務の処理を図ることを目的とする。

(閲覧リスト)

第2条 市長は、閲覧に供するため、住民基本台帳の記載事項のうち氏名、出生年月日、男女の別及び住所を記載した書類(以下「閲覧リスト」という。)を作成するものとする。

(国又は地方公共団体の機関による閲覧の請求)

第3条 法第11条第1項の規定に基づき国又は地方公共団体の機関が閲覧の請求をする場合は、住民基本台帳閲覧請求書(様式第1号)を市長に提出しなければならない。この場合において、当該請求が犯罪捜査に関するものその他特別の事情により請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難なものであるときは、住民基本台帳特別閲覧請求書(様式第2号)を市長に提出しなければならない。

2 市長は、前項前段に規定する請求書の提出があった場合において、必要があると認めるときは、請求事由を明らかにする資料の提出を求めるものとする。

(個人又は法人による閲覧の申出)

第4条 法第11条の2第1項の規定に基づき閲覧を申し出る者(以下「申出者」という。)は、住民基本台帳閲覧申出書(様式第3号)に閲覧誓約書(様式第4号)を添えて、市長に提出しなければならない。

2 市長は、前項に規定する申出書の提出があった場合において、当該閲覧により知り得た事項(以下「閲覧事項」という。)の利用の目的(以下「利用目的」という。)を明らかにするため必要があると認めるときは、当該申出者に対し、次に掲げる資料等の全部又は一部の提出を求めるものとする。

(1) 法第11条の2第1項第1号から第3号までに掲げる活動の内容及び目的が確認できる資料

(2) 法人登記簿の写し並びに事業所の概要及びプライバシーの取扱いに関する指針が記載された書類

(3) 大学の発行した証明書であって、当該活動の内容を明らかにする書類

(4) 委託を受けて調査等を行う場合は、委託契約書の写し

(5) プライバシーマーク(財団法人日本情報処理開発協会により使用を認められた登録商標をいう。)が付与されていることを示す書類

(6) その他市長が必要と認める書類

3 法第11条の2第3項の規定に基づき、申出者及び閲覧者以外の者に閲覧事項を取り扱わせる必要がある場合の申出をするときは、個人閲覧事項取扱者申出書(様式第5号)を市長に提出しなければならない。

(特別の事情による居住関係の確認)

第5条 法第11条の2第1項第3号に規定する訴訟の提起その他特別の事情による居住関係の確認として市長が定めるものとは、次に掲げる場合に行う居住関係の確認とする。

(1) 訴訟を提起するに当たって相手方の居住関係を確認する場合

(2) マンションの管理組合が管理業務を行うために当該マンションの居住者を確認する必要がある場合であって、他に手段がない場合

(3) 自己の住所地に第三者が住所を設定していないかを確認する場合

(4) その他市長が特別の事情による居住関係の確認と認めた場合

(閲覧の請求等の受付期間)

第6条 閲覧の請求及び申出の受付期間は、原則として閲覧希望日の1月前から2週間前までとする。

2 前項の規定にかかわらず、当該請求が犯罪捜査に関するものその他市長が特別の事情によると認めた場合は、閲覧希望日から2週間以内であっても受け付けることができる。

3 閲覧は、第3条及び第4条に掲げる請求書又は申出書等の提出をもって受け付けるものとし、当該請求書又は申出書等が郵送等により提出された場合は、その到達した日をもって受け付けるものとする。

(審査及び承認又は不承認の決定等)

第7条 市長は、前条の規定により受け付けた請求書又は申出書等について、記載内容を確認し、審査するものとする。この場合において、添付書類が不足しているとき、及び記載事項に不備があるときは、相当の期間を定めて補正を命じるものとする。

2 市長は、審査の結果、閲覧の承認を決定したときは、閲覧承認通知書(様式第6号及び様式第7号)により閲覧の請求をした者又は申出者(以下これらを「請求者等」という。)に通知するとともに、閲覧者が閲覧の際に第9条第2項第1号から第3号までに掲げる書類を提示できない場合は、住民基本台帳閲覧申出に係る閲覧者に関する照会書(様式第8号。以下「照会書」という。)を閲覧者に送付する。

3 市長は、審査の結果、閲覧の申出について不承認を決定したときは、閲覧不承認通知書(様式第9号)により申出者に通知するものとし、閲覧の請求について不承認を決定したときは、その旨を文書で当該請求をした者に通知するものとする。

4 閲覧の承認又は不承認の決定は、受付日の翌日から起算して7日以内に行うものとする。ただし、第1項後段の規定により補正を求めた場合は、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

(閲覧の実施日時等)

第8条 閲覧の実施日は、閲覧業務の管理上及びその他の業務への影響を避けるため、休日(柳川市の休日を定める条例(平成17年柳川市条例第3号)第1条に規定する休日をいう。以下同じ。)及びその翌日以外の日を原則として、閲覧希望日を基本に請求者等と調整し決定するものとする。この場合において、複数の請求者等の閲覧希望日が重複しているときは、受付日の早い請求者等の閲覧希望日を優先するものとする。

2 閲覧の実施時間は、原則として、午前9時から午後4時30分までとする。

3 閲覧は、原則として1日に1請求者等に対し実施する。

4 閲覧者は、2人以内とする。

(閲覧者の本人確認)

第9条 法第11条第1項の規定に基づく請求に係る閲覧者は、閲覧を行う場合は、閲覧を請求した国又は地方公共団体の機関の職員たる身分を証する書類を提示し、本人確認を受けなければならない。

2 法第11条の2第1項の規定に基づく申出に係る閲覧者は、閲覧を行う場合は、次の各号のいずれかに掲げる書類を提示し、本人確認を受けなければならない。

(1) 個人番号カード、旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証又は資格証明書等(閲覧者本人の写真が貼付されているものに限る。)

(2) 閲覧を申し出た法人が発行した閲覧者本人の写真を貼付した身分証明書(申出者が法人である場合に限る。)

(3) 閲覧者本人が記名押印した照会書(回答書を含む。)、健康保険の被保険者証その他市長が適当と認める書類

(閲覧時の遵守事項等)

第10条 閲覧の実施場所は、市民部市民課事務室内において市民課長の指定した場所とする。

2 閲覧者は、閲覧した事項を転記する場合は、市長に閲覧用転記用紙の交付を申し出なければならない。

3 市長は、前項の申出があったときは、閲覧予定件数に見合った枚数の閲覧用転記用紙に閲覧の実施日の日付印を押印し、閲覧者に交付するものとする。

4 閲覧者は、閲覧用転記用紙に閲覧した事項を転記し、閲覧終了後転記した事項の確認を受けなければならない。この場合において、閲覧用転記用紙が余ったときは、これを返却しなければならない。

5 閲覧者は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。

(1) 指定された場所以外で閲覧しないこと。

(2) 閲覧リスト及び閲覧用転記用紙(以下「閲覧リスト等」と言う。)を抜き取り、又は室外に持ち出さないこと。

(3) 閲覧リスト等を汚損し、棄損し、又は改ざんしないこと。

(4) 交付された閲覧用転記用紙以外のものに転記しないこと。

(5) 閲覧対象者の照合を目的とした書類等を持ち込まないこと。

(6) 鉛筆、シャープペンシル、消しゴム、ボールペン又は万年筆以外の筆記用具を使用しないこと。

(7) 筆記用具以外のものを閲覧机に置かないこと。

(8) 複写機、携帯電話、カメラ、パーソナルコンピュータ等の電子機器により閲覧リスト等を写し取らないこと。

(9) 携帯電話を使用しないこと。

(10) 閲覧中に席を離れる場合は、職員の了解を得ること。

(11) 市の事務執行の妨げになるような行為をしないこと。

(12) その他職員の指示に従うこと。

(閲覧後の確認)

第11条 市長は、閲覧者の閲覧が終了したときは、閲覧用転記用紙を複写し、次に掲げる事項を確認するものとする。

(1) 請求事由又は利用目的と閲覧用転記用紙に転記された事項が一致していること。

(2) 閲覧した閲覧リスト等がすべて返却されたこと。

(3) 交付した閲覧用転記用紙の枚数と、転記された閲覧用転記用紙の枚数及び返却された閲覧用転記用紙の枚数の合計が同じであること。

2 市長は、閲覧者が前条第5項に規定する遵守事項又は前項各号に掲げる事項に違反した場合その他不正な閲覧を行った場合は、直ちに閲覧を中止させ、転記済みの閲覧用転記用紙を回収するものとする。この場合において、閲覧者が閲覧用転記用紙以外のものに閲覧事項を記録していたときは、当該記録した媒体が紙にあっては没収又は廃棄により、カメラ、携帯電話等の電子にあっては記録情報の消去により、当該閲覧事項を回収又は廃棄するものとする。

(報告)

第12条 市長は、次の各号のいずれかに該当するときは、法第11条の2第11項に基づき、申出者に対し、必要な報告をさせるものとする。

(1) 閲覧事項の適切な管理がなされていないおそれがあるとき。

(2) 閲覧事項を利用目的以外の目的に利用し、又は第三者に提供しているおそれがあるとき。

(3) 勧告又は命令を行うに当たって現状を確認する必要があるとき。

(4) 勧告に従ったかどうかを確認する必要があるとき。

(閲覧状況の公表)

第13条 法第11条第3項及び第11条の2第12項に規定する閲覧の状況の公表は、前年度の閲覧の状況を翌年度において本市の広報及びホームページに掲載することにより、行うものとする。

(請求書及び申出書等の保存)

第14条 請求書及び申出書その他添付書類並びに閲覧用転記用紙の写しは、閲覧が完結した日の属する年度の翌年度から起算して5年間保存するものとする。

(手数料)

第15条 柳川市手数料条例(平成17年柳川市条例第61号)別表に規定する住民基本台帳閲覧リスト閲覧手数料の1件につきとは、閲覧対象者1人につきとする。

(その他)

第16条 この訓令に定めるもののほか、閲覧の実施に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

この訓令は、平成18年11月1日から施行する。

附 則(平成27年11月12日訓令第8号)

(施行期日)

1 この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)附則第1条第4号に掲げる規定の施行の日から施行する。

附 則(平成28年3月30日訓令第4号)

この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日から施行する。

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柳川市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領

平成18年11月1日 訓令第24号

(平成28年4月1日施行)