(趣旨)

第1条　この訓令は、職員が婚姻等により戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに際して、旧姓を使用する職員と実在する職員との同一性を確保するとともに、使用する旧姓を対外的に明らかにするための措置その他必要な事項を定めるものとする。

(旧姓使用の範囲)

第2条　職員は、旧姓を使用することにより法令上又は実務上支障が生じるものを除き、文書等に旧姓を使用することができる。

(旧姓使用の承認の申請)

第3条　職員は、旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用申請書(様式第1号)により市長に申請し、その承認を受けなければならない。

(旧姓の確認等)

第4条　市長は、前条の規定による申請があった場合は、人事記録及び改正前後の旧姓を証する書面(戸籍謄本等をいう。)により、申請を受けた姓が戸籍上根拠を有する旧姓であることの確認を行い、当該職員の旧姓であると認めたときは、当該職員の旧姓の使用を承認するものとする。

(旧姓使用の中止)

第5条　旧姓を使用している職員がその使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第3号)を、所属長を経て市長に提出するものとする。

(人事記録への記載等)

第6条　市長は、第4条第1項の確認を行ったとき、又は前条の旧姓使用の中止の届出を受けたときは、戸籍上の氏名、使用する旧姓及び旧姓使用申請日並びに旧姓使用開始日又は旧姓使用中止日を、旧姓使用の申請又は中止の届出をした職員の人事記録又はその備考欄に記載するものとする。

(旧姓使用者等の責務)

第7条　旧姓を使用する職員は、旧姓の使用に当たり、常に市民及び他の職員に誤解及び混乱を生じさせないよう努めなければならない。

(旧姓使用担当相談員)

第8条　市長は、旧姓使用に関する相談が職員からなされた場合に対応するため、人事秘書課に旧姓使用担当相談員を指定し当該職員からの相談等に応じるものとする。

(その他)

第9条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。