○柳川市職員旧姓使用取扱要綱

平成17年3月21日

訓令第28号

(趣旨)

第1条 この訓令は、職員が婚姻等により戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに際して、その取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(適用職員)

第2条 この訓令は、柳川市(本庁及び出先機関)に勤務する地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条に規定する一般職に属する職員に適用する。ただし、次に掲げる職員を除く。

(1) 課長級以上の職員

(2) 臨時的に任用される職員

(使用及び範囲)

第3条 市長は、別表第1に掲げる文書等に記載された職員の氏名について、当該職員から旧姓使用の申請があったときは、旧姓の使用を認めるものとする。

2 前項に掲げる文書等以外のものについて、職員から旧姓使用の申請があったときは、別表第2に掲げるものを除き、法令等との関係及び職務遂行上支障がないことを基準に、市長が旧姓使用の可否を判断し、旧姓使用の範囲を拡大することができる。

(使用手続及び承認の通知)

第4条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用申請書(様式第1号)により、市長の承認を受けなければならない。

2 前項の旧姓使用申請書は、所属長を経て総務部人事秘書課長(以下「課長」という。)に提出するものとする。

3 市長が旧姓使用を承認したときは、課長は、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、所属長を経て当該職員に通知するものとする。

(使用の中止)

第5条 旧姓を使用している職員がその使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第3号)を、所属長を経て課長に提出するものとする。

(責務)

第6条 所属長は、所属職員の旧姓使用に関し、適切な運用が図られるよう努めなければならない。

2 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するに当たっては、市民、他の職員等に誤解や混乱が生じないよう努めなければならない。

(その他)

第7条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成17年3月21日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の柳川市職員旧姓使用取扱要綱の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

別表第1(第3条関係)

旧姓を使用することができる文書等

基準

備考

1 専ら組織内部で使用され、職員の同一性の確認が容易にできるもの

事務引継書、回覧用紙、起案文書、業務日誌、職場での呼称等

 

2 職員の権利・義務に係るものの中で、組織内部の関係にとどまるもので、職員の同一性の確認が容易にできるもの

出勤簿、休暇等届、承認簿、旅行復命書、育児休業承認請求書、週休日振替・休日の代休指定簿、ボランティア活動計画書、職務に専念する義務免除申請書、営利企業等従事許可申請書等

 

3 対外的なもので氏名の記載にとどまるもの等、特別な法律関係を生じさせるおそれのないもの

職員録、職員配置表、事務分担表、名刺、執筆原稿等

 

別表第2(第3条関係)

旧姓を使用することができない文書等

基準

備考

1 公務員の身分関係に係るもの

辞令書、履歴書、宣誓書、自己申告書(異動希望調書)(※)、人事異動内示書(※)、休職関係文書、職員証(※)、法令等に基づく身分証明書(※)

(※)については、旧姓を併記することができる。

2 職員の権利・義務に係るもの等で特別な法律関係を生じさせるおそれのあるもの

給与明細書、源泉徴収票、年末調整関係文書、諸手当届(認定申請書)、共済組合関係文書、公務災害関係文書、各種研修関係文書、各種健康診査関係文書等

財務会計帳票及び証拠書類の内、請求行為に係るもの、委任事務に係る受任者の決裁等

 

3 公権力の行使に係るもの

許認可、立入検査、徴税等法令に基づく行政処分に係る文書その他職員の身分に基づいて行う対外的な行政行為に係る文書等

 

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柳川市職員旧姓使用取扱要綱

平成17年3月21日 訓令第28号

(平成17年3月21日施行)