○柳川市戸籍事務電子計算機処理に係るデータ保護管理要領

平成17年3月21日

訓令第15号

(趣旨)

第1条 この訓令は、市民部市民課、大和庁舎市民サービス課及び三橋庁舎市民サービス課(以下「所管課」という。)における戸籍事務の電子計算機処理に係るデータの保護及び管理に関し必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保するため必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 電算処理 戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍、附票、人口動態調査票、外国人届書等の戸籍関連事務を行うことをいう。

(2) データ 電算処理で取り扱われる入出力データをいう。

(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ、その他の情報を記録する媒体をいう。

(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他電算処理に関する仕様書をいう。

(5) 端末機 通信回線によってコンピュータと接続され、データの入力及び出力を行うための装置をいう。

(処理の基本方針)

第3条 電算処理による事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(戸籍データ保護管理者の設置)

第4条 電算処理の適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、担当課長をもって充てる。

(保護管理者の職務)

第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は、電算処理について、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に報告しなければならない。

(端末機取扱責任者)

第6条 保護管理者は、端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、担当係長をもって充てる。

(データ保護)

第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失、毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 保護管理者は、電算処理が可能な端末機を来庁者からは内容が読み取られれない位置及び角度に配置しなければならない。

3 保護管理者は、データを、電算処理以外の他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。

4 保護管理者は、データが、不要となったときは、速やかに裁断等の復元できない方法によって処分しなければならない。

5 保護管理者は、法令に定めがあるものを除き、データを外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次により適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重に管理すること。

(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(出力帳票の管理)

第9条 保護管理者は、電算処理により出力された帳票(以下「出力帳票」という。)を次により適正に管理しなければならない。

(1) 出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。

(2) 出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。

(パスワードの管理)

第11条 保護管理者は、電算処理の取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、1年間を限度としてパスワードを更新し、パスワードの設定、更新、発行、保管等を厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。

5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に電算処理の取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末機の管理状況

(3) データの取扱状況

(4) 戸籍事務室の管理状況

(5) その他電算処理の運用に関すること

(端末機の操作)

第13条 取扱職員以外の者は、端末機を操作してはならない。

2 取扱職員は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外には、端末機を操作してはならない。また、見出しデータ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。

(機器、ソフト等の保管)

第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり電算処理に係る機器、ソフト等を管理しなければならない。

(戸籍データの重要性等についての研修の実施)

第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、新任の取扱職員及び取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、これを実施しなければならない。この場合において、新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。

(会議)

第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

3 会議は、保護管理者が必要に応じて開催する。

4 会議の庶務は、各所管課において処理する。

附 則

この訓令は、平成17年3月21日から施行する。

附 則(平成23年9月20日訓令第8号)

この訓令は、公布の日から施行する。

別表(第14条関係)

戸籍事務の電子計算機処理に係る機器及びソフト等の保管一覧

 

管理責任者

プライバシー保護

内容

戸籍用サーバ

保護管理者

・保管施設の鍵及び電子錠の開錠パスワードによる管理

・パスワード入力によるサーバの起動

保管施設の耐震工事を行った上、固定したサーバーラック内に設置する。保管施設は、常に施錠し、保護管理者がその鍵及び電子錠の開錠パスワードを管理し、保護管理者の任命した取扱職員が本人所持の職員カードと保護管理者指定のパスワードにより開錠する。保護管理者の任命した取扱職員が、パスワード入力によりサーバを起動する。

戸籍用クライアント

保護管理者

・パスワード入力による起動

・システム使用状況リストの作成及び保管

保護管理者の任命した取扱職員が、パスワードを入力し、起動させる。システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠ができる保管庫で管理する。

バックアップ用媒体

保護管理者

・バックアップ記録リスト

・施錠のかかる書庫

バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。

戸籍事務の電子計算機処理のプログラム

保護管理者

・プログラムの保護

Web仕様により戸籍用クライアントには、電子計算機処理のプログラムは登載しない。

柳川市戸籍事務電子計算機処理に係るデータ保護管理要領

平成17年3月21日 訓令第15号

(平成23年9月20日施行)